Clínica BC — Sistema de gestão + IA

O problema

A clínica funcionava no WhatsApp pessoal da médica. Toda mensagem de paciente novo caía na mesma caixa de entrada que a vida particular dela — e virava caos: mensagens sumiam, algumas nunca eram vistas, e as respostas saíam horas (às vezes um dia) depois.

Para uma clínica de estética, essa demora na primeira resposta é receita perdida. Um paciente em potencial que não recebe retorno rápido marca em outro lugar. E a médica ainda fazia a triagem e o agendamento na mão, além de atender os pacientes — então o gargalo era ela, e isso limitava quantos clientes novos a clínica conseguia absorver.

Eram dois problemas, na real:

— A recepção era lenta, manual e vazava leads.

— O negócio era tocado no feeling, sem uma visão clara do que estava funcionando.

O que eu construí

Um único sistema, com dois lados conectados.

1. Rafa — a assistente de IA no WhatsApp

Dei o nome de Rafa à assistente — personificá-la foi uma decisão de design deliberada: um nome faz o paciente sentir que está sendo cuidado por alguém, não interrogado por um formulário. Ela roda numa linha de WhatsApp dedicada, separada do número pessoal da médica, e:

— Responde os pacientes na hora, 24/7.

— Faz uma triagem inicial para entender o que o paciente precisa.

— Marca avaliações e consultas sozinha, sem a médica tocar no assunto.

Pacientes novos passaram a ser agendados sem a médica encostar no celular.

Rafa respondendo a um paciente no WhatsApp em linguagem natural, com os dados pessoais ocultados.

Rafa atendendo no WhatsApp em linguagem natural (dados de paciente ocultados).

2. O painel de gestão

Tudo que a assistente resolve flui para um painel onde a médica toca a clínica como negócio, não só como agenda. Ele mostra o que dirige decisão: meta vs. realizado (entrou vs. saiu), ticket médio, retenção de clientes, despesas e o procedimento que mais performa. Ela saiu de "caixa de entrada lotada" para de fato enxergar de onde vem a receita.

Gestor financeiro da clínica: meta do mês, faturamento, despesas, lucro, ticket médio e gráficos de receita e por procedimento.

Gestor financeiro: metas, receita, despesas e procedimento campeão, em tempo real.

Onde o design fez a diferença

Dá para gerar código rápido hoje. O que nenhuma ferramenta decide é o que construir, para quem e por que uma tela é melhor que outra. Esse era o meu trabalho — e é o ponto central do projeto.

Conduzi cada iteração: pedindo features, cortando as que só faziam barulho, e insistindo nos detalhes que separam um demo de um produto.

— Design de conversa da Rafa — o fluxo da triagem, o que ela pergunta e em que ordem, para o paciente se sentir acolhido em vez de interrogado.

— O que o painel mostra, e em que hierarquia — a médica não precisa de tudo; precisa dos poucos números que dirigem decisão, na frente e no centro.

— Legibilidade, espaçamento e contraste — escolhas tipográficas e de layout deliberadas, para o painel ser de fato legível sob pressão de tempo.

— Design responsivo — layouts próprios de desktop e mobile, porque ela acompanha o negócio pelo celular.

— Performance — implementação de cache para o painel carregar rápido e continuar utilizável.

Eu não escrevo o código de produção — eu dirijo a construção com intenção de design. Essa combinação (crítica de design + execução rápida) é exatamente como a coisa toda foi ao ar.

Diagrama de arquitetura: do paciente no WhatsApp à triagem, agendamento e painel de gestão.

Como as peças se conectam — do paciente ao agendamento e à gestão.

O resultado

— Os pacientes não esperam mais. As respostas são quase instantâneas, 24 horas por dia.

— Clientes novos se agendam sozinhos. O agendamento deixou de depender da médica estar disponível.

— A médica recuperou o tempo dela. O gargalo da recepção acabou, e o WhatsApp pessoal voltou a ser dela.

— O negócio ficou legível. Retenção, ticket, despesas e procedimentos campeões estão visíveis num relance, em vez de morar só na cabeça dela.

O stack

Supabase (dados & backend) · Vercel (hosting) · GitHub (versionamento) · WhatsApp via Meta Business API · Ferramentas de build e a lógica conversacional da assistente.

O que eu tirei disso

A alavanca real de um designer hoje não são pixels no vácuo — é entregar um produto que resolve o problema de uma pessoa específica. Peguei um fluxo bagunçado, preso ao WhatsApp pessoal, e transformei num sistema que uma clínica usa todo dia — pareando julgamento de design com execução rápida.

É assim que eu trabalho: parto do problema real, decido o que "bom" significa, e construo rápido.

Clínica BC — um sistema de gestão integrado à IA